Skip to main content

Регламент учёта и оборота корпоративного оборудования

📘 Введение

Настоящий регламент устанавливает единый порядок выдачи, сдачи и учёта корпоративного оборудования, используемого сотрудниками компаний, обслуживаемых Cron-Tab.

Все устройства (ноутбуки, ПК, мониторы, телефоны и прочее оборудование) передаются сотрудникам во временное пользование и остаются собственностью компании.

Любые действия с оборудованием (выдача, замена, возврат) выполняются только через техническую поддержку.

🧰 Раздел 1. Процесс выдачи оборудования

1.1. Общее положение

Выдача оборудования осуществляется:

  • по заявке, созданной уполномоченным представителем компании;

  • либо по инициативе технической поддержки, если это необходимо для обеспечения рабочего процесса сотрудника.

1.2. Этапы выдачи

1. Создание заявки:
Уполномоченный представитель компании оформляет заявку на нового сотрудника с корпоративной почты в соответствии с внутренним регламентом.

2. Обработка заявки: 
Техническая поддержка рассматривает заявку в установленный срок, подготавливает оборудование и отправляет все необходимые доступы согласно внутренним процедурам. Ответ направляется инициатору заявки, всем вовлеченным сторонам и новому сотруднику.

3. Действия сотрудника при выходе на работу:
В течение трёх рабочих дней с момента выхода на работу сотруднику необходимо заполнить форму по ссылке или отсканировав QR-код ниже со своего смартфона:

4c7024225bf1dd05a555eceeffe7167f.png

1.3. Порядок заполнения формы приема оборудования

Если техника неисправна — до заполнения формы свяжитесь с технической поддержкой в письменном виде, описав проблему.

При заполнении формы:

1. Выберите тип операции — ПРИЕМ

2. Введите свое ФИО

3. Укажите ИНВЕНТАРНЫЕ НОМЕРА через запятую со всех стикеров на оборудовании (стикеры наносятся на ноутбуки, мониторы, системные блоки, а так же на смартфоны)

4. Введите корпоративный адрес электронной почты — по нему система автоматически определяет компанию.

5. Загрузите фотографии оборудования:

  • минимум 5 снимков, максимум 10;
  • Общий вид всей техники;
  • отдельные фото каждой единицы , чтобы были четко видны стикеры;
  • на фото ноутбуков и мониторов устройства должны быть включены.

6. Поставить подпись (пальцем на экране). при ошибке воспользуйтесь Очистить подпись.

7. Нажмите Отправить и дождись уведомления в центре экрана о том, что форма успешно отправлена.

Ответ поступит с адреса help@cron-tab.ru:

  • в тот же день, если до конца рабочего дня остается не менее трех часов;
  • либо на следующий рабочий день.

1.4. Формирования акта выдачи

После отправки формы система автоматически формирует Акт выдачи техники.
Техническая поддержка проверяет данные, утверждает акт и направляет его сотруднику для ознакомления.

С этого момента оборудование, фотографии и акт закрепляются за сотрудником и остаются за ним до момента сдачи техники.

    1.5. Важно при выдаче ⚠️ 

    1. Оборудование нельзя передавать третьим лицам.

    2. При обнаружении неисправностей необходимо сразу уведомить техническую поддержку, приложив описание и фото.

    3. Если этого не сделать, сотрудник принимает на себя ответственность за состояние техники, и при сдаче неисправное оборудование может быть не принято.

    🔁 Раздел 2. Процесс сдачи оборудования

    Обратите внимание, когда вы собираетесь сдавать технику, ее необходимо проверить, поэтому заполняйте форму утром в день увольнение, чтобы техническая поддержка проверила все, а так же если техника в ненадлежащем состоянии -смогла разобраться в инциденте.

    2.1. Общее положение

    Сдача оборудования осуществляется:

    • при увольнении или переводе сотрудника;

    • при замене неисправных устройств;

    • либо по инициативе технической поддержки.

    Оборудование возвращается в исправном состоянии и полном комплекте.

    2.2. Этапы сдачи

    1. Создание заявки:
    Уполномоченный представитель компании отправляет с корпоративной почты письмо на адрес help@cron-tab.ru о предстоящем увольнении сотрудника — в свободной форме, добавив в копию всех участников процесса.

    2. Заполнение формы:
    Сотрудник заполняет форму по ссылке или QR-коду, указанным ниже:

    4c7024225bf1dd05a555eceeffe7167f.png

    3. Подготовка техники:
    Перед сдачей убедитесь, что оборудование чистое, без повреждений, с полным комплектом кабелей и аксессуаров.
    При наличии дефектов укажите их в форме и приложите фотографии.

    4. Проверка технической поддержки:
    После получения формы техническая поддержка сверяет данные и подготавливает Акт сдачи техники.

    5. Завершения процесса:
    После утверждения акта оборудование снимается с учёта за сотрудником и возвращается в инвентарь компании.

    2.3. Порядок заполнения формы сдачи

    Если техника неисправна — до заполнения формы свяжитесь с технической поддержкой в письменном виде, описав проблему.

    При заполнении формы:

    1. Выберите тип операции — СДАЧА

    2. Введите свое ФИО

    3. Укажите ИНВЕНТАРНЫЕ НОМЕРА через запятую со всех стикеров на оборудовании (стикеры наносятся на ноутбуки, мониторы, системные блоки, а так же на смартфоны)

    4. Введите корпоративный адрес электронной почты — по нему система автоматически определяет компанию.

    5. Загрузите фотографии оборудования:

    • минимум 5 снимков, максимум 10;
    • Общий вид всей техники;
    • отдельные фото каждой единицы , чтобы были четко видны стикеры;
    • на фото ноутбуков и мониторов устройства должны быть включены.

    6. Поставить подпись (пальцем на экране). при ошибке воспользуйтесь Очистить подпись.

    7. Нажмите Отправить и дождись уведомления в центре экрана о том, что форма успешно отправлена.

    Ответ поступит с адреса help@cron-tab.ru в течении рабочего дня в ответ на заявку 2.2 (1)

    2.4. Формирование акта сдачи

    После проверки оборудования техническая поддержка утверждает акт и направляет его в ответ на заявку пункта 2.2 (1).

    Если во время проверки обнаруживаются расхождения с ранее выданным оборудованием, техническая поддержка уведомляет всех участников процесса, а так же руководство компании. После этого оценивается ситуация и определяется порядок дальнейших действий.
    До завершения проверки и уточнения обстоятельств оборудование не принимается.

    С момента утверждения акта оборудование считается возвращённым, а сотрудник — освобождённым от ответственности.

    2.5. Важно при сдаче ⚠️ 

    1. Сдавайте оборудование в полном комплекте — включая блоки питания, кабели, сумки и аксессуары.

    2. При утрате или повреждении оборудования необходимо сообщить в техническую поддержку и предоставить объяснение.

    3. Самостоятельная передача техники между сотрудниками запрещена.

    🏁 Заключение

    Все операции по выдаче и сдаче техники фиксируются в системе и сопровождаются электронными актами.
    Эти данные формируют учётную историю оборудования и служат основой для инвентаризации и внутреннего аудита.

    📩 По всем вопросам обращайтесь: help@cron-tab.ru

    Back to top