⚙️ Регламенты и процессы

Ознакомьтесь с правилами и порядком технической поддержки: сроки выездов, онбординг, выдача техники и все внутренние процессы, которые упрощают вашу работу.

🛠 Организация рабочего места

Организация нового рабочего места сотрудника

🔐 Доступы и ресурсы

Правила согласования доступа к корпоративным ресурсам
Передача доступов к корпоративным ресурсам

📦 Оборудование

Регламент учёта и оборота корпоративного оборудования

🛠 Организация рабочего места

Организация нового рабочего места сотрудника

📘 Введение

Разъяснения о подготовки информационных ресурсов для новых сотрудников организации. Подготовка учётных записей занимает 1–2 часа — зависит от загрузки технической поддержки. Если необходимо подготовить компьютер в офисе, просьба сообщать заранее: наша техподдержка работает удалённо и заранее планирует выезды.

Для своевременной подготовки рабочего места рекомендуем направлять информацию минимум за 2 рабочих дня при наличии свободной техники. В случае необходимости закупки оборудования заявку следует оформить как минимум за 5 рабочих дней до планируемой даты выхода сотрудника.

✉️ Как создать заявку

На электронную почту: help@cron-tab.ru , либо через личный кабинет технической поддержки

Заявки на новое рабочее место принимаются исключительно от согласованных сотрудников организации. Ознакомиться можно по ссылке

📝 Что указать в заявке

В теме письма укажите "Новое рабочее место" или "Новый сотрудник".

В теле письма укажите следующее:

ФИО:
Иванов Иван Иванович (нового сотрудника)
Должность и кому подчиняется:
Менеджер, Петрову В.М.
ПК/ноутбук:
Есть (укажите номер со стикера*) или необходимо приобрести (до 5 рабочих дней после оплаты)
Корпоративная почта:
Нужна / не нужна / есть(указать)
Доступ к удаленному рабочему столу:
Нужен / не нужен (если нужен доступ к 1С, то доступ к удаленному рабочему столу необходим)
Доступ к сетевому диску:
Нужен / не нужен (необходимо указать перечень папок, по умолчанию доступ не предоставляется)
Доступ к 1С:
Нужен / не нужен (укажите название ИБ и права, для постановки задачи 1С-никам)
Дополнительный доступ:
Укажите перечень дополнительного ПО (например Битрикс 24)
Дополнительное оборудование:
Укажите доп оборудование, которое необходимо приобрести, а так же опишите для чего.
Дата выхода сотрудника:
Укажите дату выхода нового сотрудника
Адрес:
Укажите адрес офиса в котором сотрудник будет работать, если удаленно, то укажите - удаленно

* На каждом системном блоке сверху нанесен стикер нашей компании, на ноутбуках - рядом с клавиатурой.

Пожалуйста, не путайте со стикерами нанесенными на мониторы.

Шаблон для копирования

ФИО: 
Должность и кому подчиняется:
ПК/ноутбук:
Корпоративная почта:
Доступ к удаленному рабочему столу:
Доступ к сетевому диску:
Доступ к 1С:
Дополнительный доступ:
Дополнительное оборудование: 
Дата выхода сотрудника:
Адрес:

🔐 Доступы и ресурсы

Правила согласования доступа к корпоративным ресурсам

📘 Введение

Чтобы не допустить неправомерного доступа к корпоративным ресурсам наших клиентов, мы вынуждены усилить контроль за выдачей доступов.

🧾 Что необходимо сделать

Руководителю организации необходимо оформить на фирменном бланке с печатью и подписью, указав лиц, которые имеют право на согласование доступа к корпоративным ресурсам.

Не забывайте своевременно подавать заявки на прекращение "согласования/доступа" действующих, а так же уволенных сотрудников.

До момента получения письма, обработка таких заявок будет обрабатываться только с корпоративной почты руководителя.
Обратите внимание, что такие заявки не принимаются посредством телефона, различных мессенджеров и почт которые не являются корпоративными.

🖥️ Примеры доступов

1. Создание корпоративных почт, а также их блокировка;
2. Создание учетных записей в Active Directory (доступ к ПК и удаленному рабочему столу);
3. Предоставление доступа к сетевому диску (Вы можете описать отдельно каждый сетевой диск, указать отдельную папку, либо предоставить полный доступ к сетевому диску);
4. Предоставление к иным ресурсам организации (Например, к корпоративному порталу Битрикс 24 и тд)

✉️ Пример информационного письма

Обратите внимание, что в письме следует указывать корпоративный почтовый ящик на домене компании, согласование с личных почт запрещено!

В техническую поддержку Crontab
«__» _______ 20__ г.

Информационное письмо

Даю своё согласие на предоставление доступа к корпоративным ресурсам следующим сотрудникам/корпоративным почтам:

1. Иванов Иван Иванович (ivanov@cron-tab.ru) - Создание/блокировка почтовых ящиков, предоставление доступа к сетевому диску(папки- общая, документооборот, бухгалтерия и тд)
2. Петров Петр Петрович (petrov@cron-tab.ru) - полный доступ к сетевому диску

Руководитель: ______________________________________________________________________________________________
(подпись) мп

⚠️ Форс-мажор:

В случае спорной ситуации или отсутствия описания в информационном письме, доступ к корпоративным ресурсам должен быть согласован руководителем компании. Для этого достаточно направить письмо в техническую поддержку и добавить в копию руководителя. При положительном ответе от руководителя, задача принимается в работу.

В случае, когда сотрудник пересылает письмо от руководителя в техническую поддержку, доступ к корпоративным ресурсам считается согласованным.

🔐 Доступы и ресурсы

Передача доступов к корпоративным ресурсам

📘 Введение

Передача учётных данных осуществляется только через наше специализированное внутреннее решение исключительно на корпоративную электронную почту.

🔐 Хранение паролей

Для предотвращения несанкционированного доступа — будь то с нашей стороны, со стороны клиента или извне — мы не храним пароли, выдаваемые пользователям.

Если пароль утрачен, обратитесь в службу поддержки: мы сгенерируем новый и передадим его через тикет-систему.

📩 Передача паролей

Когда возникает запрос от клиента, специалист технической поддержки создаёт новый пароль и отправляет ссылку через тикет-систему.
Пример отправленной ссылки продемонстрирован ниже:

Для отображения данных нажмите кнопку Вкл/выкл видимость

Срок действия ссылки — 7 календарных дней. По его истечении информация становится недоступной для просмотра.

📦 Оборудование

Регламент учёта и оборота корпоративного оборудования

📘 Введение

Настоящий регламент устанавливает единый порядок выдачи, сдачи и учёта корпоративного оборудования, используемого сотрудниками компаний, обслуживаемых Cron-Tab.

Все устройства (ноутбуки, ПК, мониторы, телефоны и прочее оборудование) передаются сотрудникам во временное пользование и остаются собственностью компании.

Любые действия с оборудованием (выдача, замена, возврат) выполняются только через техническую поддержку.

🧰 Раздел 1. Процесс выдачи оборудования

1.1. Общее положение

Выдача оборудования осуществляется:

по заявке, созданной уполномоченным представителем компании;
либо по инициативе технической поддержки, если это необходимо для обеспечения рабочего процесса сотрудника.

1.2. Этапы выдачи

1. Создание заявки:
Уполномоченный представитель компании оформляет заявку на нового сотрудника с корпоративной почты в соответствии с внутренним регламентом.

2. Обработка заявки:
Техническая поддержка рассматривает заявку в установленный срок, подготавливает оборудование и отправляет все необходимые доступы согласно внутренним процедурам. Ответ направляется инициатору заявки, всем вовлеченным сторонам и новому сотруднику.

3. Действия сотрудника при выходе на работу:
В течение трёх рабочих дней с момента выхода на работу сотруднику необходимо заполнить форму по ссылке или отсканировав QR-код ниже со своего смартфона:

1.3. Порядок заполнения формы приема оборудования

Если техника неисправна — до заполнения формы свяжитесь с технической поддержкой в письменном виде, описав проблему.

При заполнении формы:

1. Выберите тип операции — ПРИЕМ

2. Введите свое ФИО

3. Укажите ИНВЕНТАРНЫЕ НОМЕРА через запятую со всех стикеров на оборудовании (стикеры наносятся на ноутбуки, мониторы, системные блоки, а так же на смартфоны)

4. Введите корпоративный адрес электронной почты — по нему система автоматически определяет компанию.

5. Загрузите фотографии оборудования:

минимум 5 снимков, максимум 10;
Общий вид всей техники;
отдельные фото каждой единицы , чтобы были четко видны стикеры;
на фото ноутбуков и мониторов устройства должны быть включены.

6. Поставить подпись (пальцем на экране). при ошибке воспользуйтесь Очистить подпись.

7. Нажмите Отправить и дождись уведомления в центре экрана о том, что форма успешно отправлена.

Ответ поступит с адреса help@cron-tab.ru:

в тот же день, если до конца рабочего дня остается не менее трех часов;
либо на следующий рабочий день.

1.4. Формирования акта выдачи

После отправки формы система автоматически формирует Акт выдачи техники.
Техническая поддержка проверяет данные, утверждает акт и направляет его сотруднику для ознакомления.

С этого момента оборудование, фотографии и акт закрепляются за сотрудником и остаются за ним до момента сдачи техники.

1.5. Важно при выдаче ⚠️

1. Оборудование нельзя передавать третьим лицам.

2. При обнаружении неисправностей необходимо сразу уведомить техническую поддержку, приложив описание и фото.

3. Если этого не сделать, сотрудник принимает на себя ответственность за состояние техники, и при сдаче неисправное оборудование может быть не принято.

🔁 Раздел 2. Процесс сдачи оборудования

Обратите внимание, когда вы собираетесь сдавать технику, ее необходимо проверить, поэтому заполняйте форму утром в день увольнение, чтобы техническая поддержка проверила все, а так же если техника в ненадлежащем состоянии -смогла разобраться в инциденте.

2.1. Общее положение

Сдача оборудования осуществляется:

при увольнении или переводе сотрудника;
при замене неисправных устройств;
либо по инициативе технической поддержки.

Оборудование возвращается в исправном состоянии и полном комплекте.

2.2. Этапы сдачи

1. Создание заявки:
Уполномоченный представитель компании отправляет с корпоративной почты письмо на адрес help@cron-tab.ru о предстоящем увольнении сотрудника — в свободной форме, добавив в копию всех участников процесса.

2. Заполнение формы:
Сотрудник заполняет форму по ссылке или QR-коду, указанным ниже:

3. Подготовка техники:
Перед сдачей убедитесь, что оборудование чистое, без повреждений, с полным комплектом кабелей и аксессуаров.
При наличии дефектов укажите их в форме и приложите фотографии.

4. Проверка технической поддержки:
После получения формы техническая поддержка сверяет данные и подготавливает Акт сдачи техники.

5. Завершения процесса:
После утверждения акта оборудование снимается с учёта за сотрудником и возвращается в инвентарь компании.

2.3. Порядок заполнения формы сдачи

При заполнении формы:

1. Выберите тип операции — СДАЧА

2. Введите свое ФИО

4. Введите корпоративный адрес электронной почты — по нему система автоматически определяет компанию.

5. Загрузите фотографии оборудования:

минимум 5 снимков, максимум 10;
Общий вид всей техники;
отдельные фото каждой единицы , чтобы были четко видны стикеры;
на фото ноутбуков и мониторов устройства должны быть включены.

6. Поставить подпись (пальцем на экране). при ошибке воспользуйтесь Очистить подпись.

7. Нажмите Отправить и дождись уведомления в центре экрана о том, что форма успешно отправлена.

Ответ поступит с адреса help@cron-tab.ru в течении рабочего дня в ответ на заявку 2.2 (1)

2.4. Формирование акта сдачи

После проверки оборудования техническая поддержка утверждает акт и направляет его в ответ на заявку пункта 2.2 (1).

Если во время проверки обнаруживаются расхождения с ранее выданным оборудованием, техническая поддержка уведомляет всех участников процесса, а так же руководство компании. После этого оценивается ситуация и определяется порядок дальнейших действий.
До завершения проверки и уточнения обстоятельств оборудование не принимается.

С момента утверждения акта оборудование считается возвращённым, а сотрудник — освобождённым от ответственности.

2.5. Важно при сдаче ⚠️

1. Сдавайте оборудование в полном комплекте — включая блоки питания, кабели, сумки и аксессуары.

2. При утрате или повреждении оборудования необходимо сообщить в техническую поддержку и предоставить объяснение.

3. Самостоятельная передача техники между сотрудниками запрещена.

🏁 Заключение

Все операции по выдаче и сдаче техники фиксируются в системе и сопровождаются электронными актами.
Эти данные формируют учётную историю оборудования и служат основой для инвентаризации и внутреннего аудита.

📩 По всем вопросам обращайтесь: help@cron-tab.ru